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Event-Management mit evenito

Hier gleich zum on-demand Webinar für alle, die es verpasst haben!

Event optimieren mit Event-Technologien

Das letzte Jahr hat die Eventbranche noch einmal richtig durchgerüttelt und zu vielen neuen Ideen geführt. Viele Events konnten nicht durchgeführt werden und Webinare, hybride Veranstaltungen oder digitale Events wurden immer beliebter. Dabei steht man vor der Herausforderung, die Teilnehmer so gut wie möglich im Programm einzubeziehen und ihnen viele Interaktionsmöglichkeiten zu bieten. Die Veranstaltung muss so attraktiv und spannend wie möglich gestaltet werden. Event-Technologien stehen dabei ganz oben auf der Liste. Deren Einsatz ist in den letzten Jahren immer wichtiger geworden und bietet auch viel Spielraum, wenn die Events wieder vor Ort stattfinden.

Event-Technologien umfassen alle digitalen Geräte, Tools oder Software, welche eine Veranstaltung unterstützen. Dabei wird der Einsatz von Event-Technologien oft nicht als Event-Revolution angesehen sondern als Entlastung in der Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Sie haben sehr viele Einsatzmöglichkeiten von Teilnehmermanagement zu Marketing und Kommunikation bis zu Erleichterung der Vernetzung der Teilnehmer.

Neben der Optimierung des Teilnehmererlebnisses führen sie auch zu folgenden Vorteilen:

Welche Event-Technologien gibt es?

AI MATCHMAKING

Events werden oft als Plattform verwendet, um das Netzwerk zu erweitern. Künstliche Intelligenz kann in diesem Fall die Funktion als Matchmaker übernehmen. Über die Eventdatenbank findet sie alle Informationen zu den Teilnehmern und kann ihnen anhand Jobs, Interessen, Skills und Ziele Match-Vorschläge geben. Durch jedes Feedback lernt es mehr und kann das Matchmaking optimieren. Somit kann man den Teilnehmern viel Zeit ersparen.

EVENTBOTS

Chatbots übernehmen die Rolle einfache Fragen zu beantworten und Informationen zu sammeln. Sie überzeugen vor allem mit ihrer Verfügbarkeit, da sie rund um die Uhr mit einer unbegrenzter Anzahl von Gästen interagieren können und dadurch auch kosteneffizienter sind. Die KI-Chatbots können ganze Aufgaben wie Registrierungen, Reservationen oder Ticketverkauf übernehmen. Sie lernen mit jeder Interaktion und können so ihre Prozesse optimieren. Um das volle Potential auszuschöpfen ist die Programmierung entscheidend.

LIVE-STREAMING

Live-Streaming wurde im letzten Jahr essenziell, da Vorort-Veranstaltungen nicht mehr stattfinden konnten und es wird auch weiterhin ein wichtiges Element bleiben. Durch Live-Streaming kann die Veranstaltung ihre Reichweite ausdehnen und Personen, welchen es geografisch, zeitlich oder finanziell nicht möglich ist, am Event vor Ort dabei zu sein, könne teilnehmen. Zudem gibt es Personen, welche noch nicht 100% überzeugt waren, Einblicke in die Veranstaltung.

GESICHTSERKENNUNG

Gesichtserkennung ändert die Art und Weise, wie Gäste sich verifizieren können. Anhand eines Fotos analysiert eine biometrische Software die Gesichtszüge und speichert sie als sogenannten „Fingerabdruck des Gesichts“ ab. Diese Daten werden dann genutzt, um Gäste an der Veranstaltung zu identifizieren. Dies steigert die Effizienz, verkürzt die Check-In-Zeit und verbessert die Sicherheit. Zudem ist sie auch nützlich für die Datensammlung, um den nächsten Event zu optimieren. Bei dieser Technologie ist Transparenz das A und O. Es ist wichtig, Gäste darüber aufzuklären, welche Informationen über die Gesichtserkennung gesammelt werden.

Gesichtserkennung

EVENT-APP

Eine App kann den Veranstaltern und den Gästen eine wichtige Stütze bieten. Sie kann für jeden Event individualisiert werden, was das Design und die Features anbelangt. Eine App bietet einen Ort, wo alle Informationen zu finden sind und Möglichkeiten mit anderen Teilnehmern zu interagieren. Teilnehmer könnten Terminpläne, Maps, Teilnehmer-Informationen oder Speaker-Biografien auf der App finden. Zudem kann man über eine Chat-Funktion oder Foren mit den anderen Teilnehmern interagieren. Das Engagement kann durch interaktive Features wie Spiele und Umfragen gefördert werden. Die App kann dabei Daten sammeln, welche bei der nachträglichen Eventanalyse sehr hilfreich sind.

GAMIFICATION

Gamification heisst im Grunde, dass man Spielelemente hinzufügt, um das Engagement der Gäste zu erhöhen, sei es virtuell oder vor Ort. Dadurch leistet es seinen Beitrag an die Veranstaltungsziele wie Teilnehmerinteraktionen zu steigern, das Eventerlebnis zu verbessern und Standbesuche zu erhöhen. Teilnehmer könnten zum Beispiel Punkte sammeln für Interaktionen oder Standbesuche. Das Engagement kann erhöht werden durch Spiele wie Trivia oder Schnitzeljagden. Zudem hilft es Teilnehmer zusammen zu bringen und bietet Gesprächsstoff.

FIRST-PARTY DATA

First-Party-Daten sind Daten, welche du direkt von den Teilnehmern und ihren Aktivitäten sammelst. Vor allem bei virtuellen und hybriden Events kann man Informationen sammeln ab dem Moment der Registrierung bis zur Teilnahme am Event selbst (z.B. über Badges oder Softwares) und sogar darüber hinaus. Das sind Daten, die die Teilnehmer selbst angeben (z.B. bei der Registrierung) oder Daten, welche durch die Teilnahme gesammelt werden wie Teilnahmedauer, Interaktionen oder besuchte Talks. Durch all diese Informationen kann man ein personalisiertes Erlebnis kreieren, Inhalte für zukünftige Veranstaltungen optimieren und auch hochengagierte Teilnehmer identifizieren für Marketing und Sales-Möglichkeiten.

Ein Eventerlebnis anstatt „nur“ ein Event gestalten

 

Beim Event-Management wird ein Grossteil der Zeit für Koordination, Administration und co. verwendet, anstatt der Kreativität freien Lauf zu lassen. Mit evenito wird die Planung und Durchführung von unterschiedlichsten Events ganz leicht gemacht, wodurch der Fokus auf die Teilnehmer-Experience gelegt werden kann. Das liegt an der Prozessautomatisierung, die die Event-Management Software bietet. Zudem kann sie für Events jeglicher Grösse und Aufwandes eingesetzt werden, egal ob das Event vor Ort, virtuell oder hybrid stattfindet.

Funktionen

Die gesamte Verwaltung von Kontaktdaten findet ganz einfach auf evenito statt, sogar über mehrere Events hingweg. Somit hat man jederzeit die vollständige Kontrolle über die Gästeliste – vom Import bis zu massgeschneiderten E-Mails für unterschiedliche Gästekategorien.

Die Fragen im Registrierungsformular können personalisiert und dynamisch eingesetzt werden. Beispielsweise erscheint die Frage nach der Anreiseart nur dann, wenn jemand angibt am physischen Event zu erscheinen. Komplexe Abläufe in der Registrierung werden durch den Einsatz von Automatisierung vereinfacht und optimiert.

Die gesamte Kommunikation, von Bestätigungs-E-Mail bis Follow Up-Aktivitäten, deckt evenito ab und bietet die Möglichkeit für kreative Gestaltung. Das zielgerichtete E-Mail-Marketing punktet nicht nur beim benutzerfreundlichen Drag & Drop Editor, sondern auch beim integrierten E-Mail-Tracking, welches eine genaue Analyse erlaubt.

Auch die Erstellung einer Event-Webseite ist mit evenito ganz einfach und kann automatisch erfolgen. Das firmeneigene Design kann problemlos integriert werden, was zusammen mit der restlichen Kommunikation ein einheitliches Markenerlebnis bildet. Ausserdem ist die Optimierung für alle Endgeräte garantiert.

Der Verkauf von Tickets ist ein weiteres Feature der Event-Management Software. Modernste Technologie und unendliche Skalierbarkeit erlauben es, unterschiedliche Ticketarten für jede Eventgrösse zu erstellen und verwalten. Zusätzlich müssen sich die Gäste bei der Bezahlung keine Sorgen machen, da alle gängigen Zahlungsarten angeboten werden können.

Da der erste Eindruck bekanntlich zählt, bietet evenito eine Check-in App um die Gäste zu begrüssen und den Einlassprozess zu beschleunigen. Der Check-in Prozess ist für jeder mobile Gerät verfügbar,  dauert gerade mal 3 Sekunden und lässt Event-Manager die Gästeliste in Echtzeit verfolgen. Somit wird kein Gast vergessen und die Rückverfolgung ist gewährleistet.

Bei evenito wurde an alles gedacht: eine leistungsfähige virtuelle Event-Plattform ist integriert. Veranstaltungen können auf diese Weise mit hochwertigen Streams und Break-Out-Sessions digitalisiert werden. Von Broadcast-Streams, Many-to-many-Meetings und Few-to-many-Streams ist alles möglich.

Gerade bei hybriden Events ist es wichtig, dass die virtuellen Gäste involviert werden. Deshalb ermöglicht evenito die Interaktion durch diverse Tools. Die Interaktionsmöglichkeiten können aus einem Dashboard, passend zum Event, ausgewählt werden.

Für die Optimierung des Event-Managements ist es wichtig das Zielpublikum zu kennen und zu verstehen. Mit den Statistiken in Echtzeit, welche das Event-Dashboard bietet, werden die benötigten Erkenntnisse geliefert, um den Überblick zu behalten und entsprechend zu handeln.

Case Studies: wie evenito die Events ihrer Kunden verändert hat

Dank ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit konnte die Event-Management Software diversen Kunden bei der Gestaltung von einzigartigen Events aller Art helfen. Da die Anforderungen der Kunden unterschiedlich ausfallen, bietet evenito jeweils die entsprechende Lösung. Erfahre mehr darüber, was Kunden wie Toyota durch evenito erreicht haben.

Wir sehen uns im neuen Jahr wieder!

Nach 12 spannenden Webinaren mit Gästen der Schweizer MarTech-Branche ist an der Zeit uns neu zu fokussieren. Wir haben seit dem ersten Webinar viel dazu gelernt und haben uns richtig gut eingespielt. Aber man soll aufhören, wenn es am schönsten ist. Deshalb starten wir im neuen Jahr mit einem neuen Konzept für die Webinar-Serie. Keine Angst, wir informieren euch rechtzeitig zum Start von MarTech im neuen Fokus!

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